Аренда зала для конференций
Зал для конференций является идеальным местом для многих деловых мероприятий. Это могут быть различные семинары, презентации, переговоры и многое другое. Конференц-зал представляет собой помещение специализированного назначения, оснащенное всем необходимым оборудованием, к которому относят видеоаппаратуру, системы синхронного перевода, проекторы и трансляторы. В таких залах предусмотрено правильное освещение, имеется подключение к Интернету. Пространство помещения гармонично организовано, предусмотрено удобное размещение участников.
Аренда зала для конференций - весьма ответственная и сложная задача. При выборе помещения необходимо учитывать местонахождение зала, вместительность (сколько человек может удобно расположиться в конференц-зале), не следует забывать об индивидуальных особенностях предполагаемого мероприятия.
Значительную роль для удачно проведенного мероприятия играет возможность проведения кофе-паузы, оригинальных шоу или презентаций. Необходимо уделить особое внимание доступности переговорных помещений, оснащенности средствами связи (факс, телефон, Интернет и др.).
Нельзя не учитывать также и дизайн помещения, он может быть деловым классическим или оригинальным нестандартным.
Заниматься подбором и арендой зала следует заблаговременно до назначенной даты мероприятия. Конференц-залы пользуются спросом, в связи с этим арендовать свободное помещение в сжатые сроки бывает сложно.
Если конференц-зал располагается в гостинице, то в некоторых случаях при аренде зала существует возможность получения скидок при размещении гостей. В связи с чем организационные расходы на проведение различных мероприятий заметно снижаются. Если вам предстоит аренда зала для конференций, следует уточнить, предоставляются ли какие-либо дополнительные услуги.
Каким должен быть современный зал для конференций
Для проведения успешных бизнес-мероприятий следует выбирать зал с достойными условиями. Особенно если предполагается приглашение известных политиков, спортсменов, общественных деятелей, ученых или музыкантов.
Какой зал следует выбирать и арендовать для конференций? Достаточно вспомнить, в каких помещениях проводятся пресс-конференции, которые можно увидеть в интернете или по телевизору.
Когда вам предстоит аренда зала для конференций, следует обратить внимание на следующие характеристики:
- - площадь помещения;
- - способ размещения участников;
- - местонахождение зала;
- - возможность организации кофе-брейка;
- - дополнительные услуги.
Рассмотрим более подробно, вышеперечисленные пункты.
Площадь зала
Площадь помещения должна быть более 100 кв.м. При этом слишком большой зал также не требуется. При наличии прессы и журналистов, соответствующую технику, такую как фотоаппараты, видеокамеры следует разместить в конце зала. Благодаря данному приему зал будет казаться большим и просторным. В то же время, не следует располагать камеры очень далеко, поскольку из-за этого пострадает качество изображения.
Способ размещения участников
Возможно несколько вариантов рассадки участников мероприятия. Она может быть стандартной «театральной». В данном случае несколько человек размещаются за столом, на котором установлены микрофоны, а перед ними в несколько рядов размещаются журналисты и операторы.
Если предполагается участие общественных деятелей, политиков, чаще всего применяется расположение в форме буквы П или Т. Круглый стол используется в ситуациях, когда присутствующие равны друг другу по рангу.
Встречается вид размещения, называемый классом. В данном случае присутствующие на мероприятии слушатели располагаются за партами, а выступающий - за учительским столом. Такой тип организации пространства наиболее удобен, если предполагается проведение тренинга, лекционных выступлений или мероприятий отчетного характера.
Существует еще один вид размещения участников – в форме буквы Ш. Он незаменим при проведении конференций, когда случайные участники могут общаться между собой, обмениваться опытом, делиться впечатлениями.
Месторасположение
Когда вам предстоит аренда зала для конференций, следует уделить особое внимание его расположению в городе. Случаются ситуации, когда не стоит выбирать зал, расположенный автономно. В ряде случаев, необходимо, чтобы имелась гостиница рядом с конференц-залом, либо они представляли собой единый комплекс. Участники мероприятия смогут остановиться в гостинице, пообедать в ресторане и отдохнуть после конференции.
Организация кофе-брейка
Ресторан или возможность организации кофе-брейка будет большим преимуществом, позволяющим участникам отдохнуть во время мероприятия. Организовывать мероприятие, предусматривающее обеденный перерыв или фуршет, обязательно следует в комплексе с рестораном, поскольку заказывать доставку еды будет слишком затратно. Следует заранее запланировать время обеда и его меню. Все это позволит накормить гостей качественной и горячей пищей.
Дополнительный сервис
Будет большим плюсом, если аренда зала для конференций будет включать наличие дополнительных услуг. Всем известно, что устанавливать аппаратуру, рекламные щиты позади главных участников или любые другие реквизиты очень сложно и проблематично. Необходимо наличие инструментов, материалов, требуется привлечение специалистов для проведения подобных работ. Если арендодателем предоставляются услуги по сопровождению мероприятий, а также транспортные, рекламные и другие, то можно возложить подобные организационные вопросы на профессионалов, уделив особое внимание встрече участников.
Обратившись к нам, вы сможете арендовать конференц-зал с учетом индивидуальных особенностей предстоящего мероприятия. Вне зависимости от того, будет ли это научная конференция или бизнес-совещание.